「会議後にどうなっていたいのかを、会議前に決める」

【成果の出づらいダメな会議】

• 毎度お決まりの報告がなされ、出席者は皆ただボーッと聞いているだけ。
• 一言も発しない出席者が何人もいる。
• 会議の前と後で、出席者の行動予定が何も変わらない。

【イイ会議の特徴】

• 出席者があらかじめ会議の議案を把握し、下調べや質問・意見の準備をして集まっている。
• 出席者間のやりとりが多く、様々な質問や意見が飛び交っている。
• 会議を終えた後に各出席者が取るべき行動予定が、ハッキリと決められる。

会議を開くのは、物事を決めた上で、出席者の行動予定を変えるか、確認するため。

貴重な時間を単なる報告会で終わらせないために、
「先々のどんな計画を決めるために集まっているのか、どのような行動予定を決めるのか」を具体化して、
必要な準備と併せて、会議前に全出席者に知らせましょう。

「会議にかける時間＝人件費」という意識を強めるために、議案や議事録に「人件費換算額」を明記するのも効果的です。
その金額に見合わない会議は、内容を見直すか、やめることを検討するといいです。